Skal I til at revidere jeres lønkontrolplan? Vi giver jer her 5 gode råd til, hvordan I kan gribe opgaven an på en effektiv måde, så I opnår en sammenhæng mellem lønkontrolplanen og jeres HR administrative arbejdsprocesser. Vi tager som altid afsæt i de regler og vejledninger, der gælder for statslige institutioner og selvejere.
Statslige institutioner og selvejere i staten skal have en lønkontrolplan, enten som en del af regnskabsinstruksen eller som et selvstændigt dokument. Lønkontrolplanen skal give jer et overblik over kontrolopgaven inden for HR- og lønadministration og hjælper jer med at sikre, at I udbetaler rette løn til rette person på rette tidspunkt.
Denne artikel giver en række gode råd til, hvordan I kan gå til opgaven med at udarbejde eller opdatere jeres lønkontrolplan, så I gør det effektivt og samtidig får mest mulig læring og ”fælles fodslag” i jeres HR- og lønadministration.
Vores råd er baseret på erfaringerne fra rådgivning og ”hands-on” hjælp med at udarbejde lønkontrolplaner hos en lang række større og mindre statslige institutioner. Vi tager selvfølgelig afsæt i de udmeldte retningslinjer fra Økonomistyrelsen fra den seneste vejledning (marts 2021): https://oes.dk/oekonomi/oeav/vejledninger/kontrol-og-tilsyn/loenkontrol
De 5 råd lyder:
- Skab klarhed og fælles praksis
- Start med at vurdere væsentlighed og risiko
- Beskriv jeres kontrolopgaver og -processer
- Dokumenter jeres kontroller
- Registrer fejl systematisk og lær af dem
1. Skab klarhed og fælles praksis
Umiddelbart kan det måske virke uoverskueligt at finde tid og kræfter til at opdatere jeres lønkontrolplan. Det er et krav i forbindelse med implementeringen af Statens HR, og jeres revision forventer også, at I har en opdateret lønkontrolplan.
Vi anbefaler, at I bruger anledningen positivt til at gå alle jeres nuværende kontroller og kontrolprocesser kritisk efter i sømmene. Det skal både sikre, at jeres kontroller er effektive og skabe fælles klarhed over, hvem der skal kontrollere hvad og hvornår.
Vi har flere steder oplevet, at kontrollerne i praksis udføres meget forskelligt fra medarbejder til medarbejder, selv i mindre teams, måske fordi det er lang tid siden teamet sidst drøftede, hvad den gode fælles praksis er. Det giver faktisk rigtig god mening at genbesøge jeres kontrolplan og – processer hvert år for at drøfte og vurdere, om der skal ske tilpasninger i lyset af fx nye systemer, erfaringer med fejl opstået gennem en periode eller lignende. Husk, at arbejdet med at opdatere kontrolplan og -processer ikke er så stort, når det sker løbende.
2. Start med at vurdere væsentlighed og risiko 
Start jeres tilpasning af lønkontrollerne lidt ’oppe i helikopteren’ for at se ned over hele institutionen og HR- og lønopgaverne. I skal finde ud af, hvor der er størst risiko for fejl. Og hvilke fejl der potentielt er dyrest for institutionen.
Jeres vurdering af risiko og væsentlighed kan tage afsæt i en analyse af, hvilke typer af medarbejdere, I har ansat og hvor der er størst personaleomsætning. Har I en stor gennemstrømning af midlertidigt ansatte? Mange timelønnede? Mange chefer på åremål? Eller mange ansatte med særlige profiler ift. lønsammensætning mv.?
Tag også afsæt i jeres erfaringer i HR- og lønteamet. Hvilke fejl og fejlkilder oplever I hyppigst? Er der særlige områder, der kræver jeres bevågenhed og måske en ekstra præcis kontrol? Drøft allerede her, hvad I kan gøre for at minimere denne type af fejl både internt i jeres team og i snitfladerne med fx lederne i jeres organisation.
Derudover skal I også ret tidligt analysere og drøfte risikoen for besvigelse. Hvor er der evt. mulighed for besvigelse hos jer – og hvordan kan I via de rette kontroller nedbringe eller helt eliminere denne risiko? Vi har god erfaring med at afholde en fælles workshop, hvor vi kickstarter opdateringen af lønkontrolplanen i HR- og lønteamet og blandt andet bruger god tid til at drøfte væsentlighed, risiko og hvordan I bedst kan nedbringe risikoen for besvigelse.
3. Beskriv jeres kontrolopgaver og -processer
Nu skal I til at blive mere konkrete og detaljerede i arbejdet med at gennemgå og beskrive jeres lønkontroller. Målet er at få klarhed over, hvilke kontroller I skal gennemføre før og efter en lønkørsel.
Vi har erfaring for, at det fungerer godt at tegne arbejdsprocestegninger for de mest almindeligt HR-administrative processer (ansættelse, ændring i vilkår, fratrædelse mv.) – og i dem også indarbejde de kontroller, der skal gennemføres undervejs. På den måde bliver kontrollerne helt naturligt en del af jeres administrative arbejdsprocesser.
Ved at involvere medarbejderne i tegning og beskrivelse af processerne får I drøftet og fastlagt den fælles bedste praksis.
Supplér meget gerne tegningerne med nogle mere detaljerede beskrivelser af de enkelte handlingstrin og kontroller, evt. bare i nogle tjeklister knyttet op til procestegningerne. Selv om I tror, I er enige om et konkret procestrin og en konkret kontrol, så viser det sig ofte, at der alligevel er flere forskellige opfattelser, når man skal præcisere opgaven på skrift.
Procestegninger og beskrivelser vil give jer et overblik over, om jeres kontroller er funktionsadskilte, så kontrollen af fx en anciennitetsberegning foretages af en anden kollega mv.
3.1. Kontrollér inddata – før lønkørslen
Vi anbefaler – ligesom Økonomistyrelsen – at I kontrollerer informationer og data så tidligt i processerne som muligt. Når I fanger eventuelle fejl tidligt, kan I nå at rette dem, inden der er udarbejdet fx et ansættelsesbrev, og inden lønnen er kørt. Det giver god kvalitet og større effektivitet i det lange løb.
Som udgangspunkt skal I ved opgaver med lønvirkning kontrollere og sikre følgende i jeres HR-enhed:
- Bestillingen kommer fra en bemyndiget chef
- Bestillingen rummer præcis information om vilkår fx lønnen, sammensætning af lønnen, pensionsforhold, tid mv. Herunder angivelse af årstal for lønniveauet.
- Der er hjemmel i overenskomster mv. til at foretage ansættelsen/ændringen i ansættelse.
- Derudover skal I sikre kontroller af evt. løn- og anciennitetsberegninger og af ansættelsesbrevet eller orienteringsbrevet til medarbejderen.
Og husk at journalisere jeres grunddokumentation (bestillingen) på personalesagen.
Selv om en del af jeres kontroller dokumenteres gennem 2. godkendelse i fx Statens HR eller andre HR-systemer, giver det stadig god mening at blive enige om, hvad det konkret betyder hos jer. Så I er enige om, hvad I kontrollerer i forbindelse med 2. godkendelsen helt konkret.
Når sagsbehandlingen i HR-administrationen er afsluttet, skal der ske en registrering af løn, pension mv. i lønsystemet. Hvordan det præcis skal køre, og hvem der skal kontrollere hvad, afhænger af, om I bruger Statens Administration (SAM) til lønopgaven, eller I måske selv står for lønadministrationen.
Igen skal det kortlægges og beskrives, hvem der gør hvad hos jer og den eventuelle snitflade til fx SAM. Hvem registrerer og hvem kontrollerer? Hvad kontrollerer I op imod? Og gennemfører I systematisk løntjek på fx ansættelse samt varige og midlertidige løntillæg mv.?
Op til lønkørslen skal I sikre, at alle manuelle registreringer i HR-løn og SLS er 2. godkendt. Gør gerne dette løbende frem for at vente til sidst inden lønkørslen.
Tidligere ville manuelle lønindberetninger i HR-løn køre igennem uanset, om der var sket 2. godkendelse eller ej. Det ændres her i løbet af 2021, så der blokeres for ikke-godkendte manuelle lønindberetninger.
3.2. Kontrollér uddata – efter lønkørslen
Når lønkørslen er gennemført, skal I kontrollere uddata. Igen afhænger kontrollen af de snitflader I har med fx SAM eller andre aktører ift. lønopgaven.
Den grundige kontrol af inddata inden lønkørslen giver jer et godt afsæt for at minimere fejl efter lønkørslen, men derfor skal I selvfølgelig stadig kontrollere uddata efter en samlet vurdering af risiko og væsentlighed.
Der kan være komplekse personalesager, som I gerne vil tjekke en ekstra gang. Det kan også være, at I ønsker en fast kontrol af alle varige og midlertidige lønændringer eller en kontrol af alle udbetalinger uden om NemKonto?
Den kontrol kan I gennemføre ud fra fx de lister, I får fra SAM eller Økonomistyrelsen som fx uddata listerne 720, 721, 722 og 842. Læs mere detaljeret om de enkelte uddatalister her: https://oes.dk/media/39030/loenkontrol-vaerktoejer.pdf. Der ligger også en række standardrapporter i LDV, som I kan bruge i jeres kontroller. De er også beskrevet i linket ovenfor.
3.3. Husk de andre kontroller
Ud over de faste kontroller i forbindelse med ansættelser og ændringer i ansættelsesvilkår og lønkørslerne er der en række andre kontroller, I skal gennemføre og kort beskrive i kontrolplanen.
- Tilstedeværelse: Der skal ske kontrol af, at den udbetalte løn sker til personer, der reelt er ansat på institutionen.
- Adgange til HR- og lønsystemerne: Det er vigtigt at kontrollere – mindst en gang i kvartalet – om det er de rette medarbejdere, der har adgang til HR- og lønsystemerne og hvilke roller de enkelte har i systemerne.
- Controlling: I forbindelse med jeres udgifts- og budgetopfølgninger skal der også ske en kontrol af lønbudgettet og udbetalinger af løn. Beskriv hvordan det foregår hos jer. Er lederne involveret? Har I en controller med særligt ansvar?
- Rapporter vedr. Statens HR – diskrepansrapport mv. : Er der sket fejl i dataoverførslen mellem Statens HR og SLS? Er der afvigelser mellem registreringen i det ene og det andet system? Dette kan og skal I kontrollere i diskrepansrapporten, som I kan hente hver måned.
- Fokuskontroller hen over året: Ud over de faste løbende kontroller kan det også give mening at udarbejde et årshjul for fokuskontroller for særlige områder hen over året. Det kan fx være, at I vælger at kontrollere udbetalt over- og merarbejde, aftaler på åremål, pensionsstigninger for administrative medarbejdere, indhentning af refusioner mv. Lav en plan og skitser, hvordan kontrollen skal gennemføres, hvornår og af hvem.
4. Dokumentér jeres kontroller
”En udokumenteret kontrol er det samme som ingen kontrol” – sådan er revisionens tilgang, når de kommer på besøg. Det betyder, at revisionen forventer, at I har journaliseret jeres dokumentationer, eller at I kan trække den ud af jeres it-systemer.
Så det er en rigtig god idé at dokumentere jeres kontroller – både af hensyn til revisionen og af hensyn til jer selv som en del af jeres egen interne kontrol af, om I følger jeres kontrolprocesser til dørs.
Det lyder tungt, og det kan det også være, derfor skal I arbejde klogt med jeres dokumentationsop-gave, så prøv at sørge for, at mest mulig dokumentation sker via de processer, I i forvejen gennemfører:
- Hvad dokumenteres via it-systemerne – som Statens HR og HR-løn?
- Kan I sikre en enkel dokumentation gennem fx godkendelsesflows i jeres ESDH_system?
- Kan I dokumentere via brug af tjeklister og lign.?
Princippet må være, at I får det gjort men på den mest enkle og effektive måde.
5. Registrér fejl systematisk og lær af dem
Det kan opleves som en stor opgave at opdatere lønkontrolplanen og at revidere jeres praksis for kontroller. Derfor kan man let komme til at overse, at en vigtig del af at have fælles tilgang og kontroller er, at I sammen skal lære af de fejl, der opstår.
Spørg jer selv om I registrerer I jeres fejl systematisk? og samler I op på dem efter hver lønkørsel? Der er meget læring at hente og mulighed for at undgå at gentage de samme fejl, samt input til at der måske er brug for ændringer i jeres arbejdsgange mv.
Når vi hjælper institutioner med at revidere og opdatere deres lønkontrolplan, afholder vi gerne et fælles møde, hvor vi drøfter det med at lære af egne og andres fejl. For fejl vil opstå uanset hvor mange kontroller, I gennemfører. Det vigtige er, at I lærer af de fejl og gør, hvad I kan for at undgå gentagelser af de samme fej.
Det kræver tillid og mod at lægge sine fejl frem for andre. Så det er vigtigt at I skaber en kultur med fokus på fælles læring og samarbejde. Det er ikke meningen at hænge nogen ud, I skal bare blive klogere sammen.
I kan bruge et årshjul og fokuskontrollerne til at variere kontroller og læringsfokus, ligesom I kan samle op efter hver lønkørsel og gøre status.
Få konkret sparring om jeres lønkontrol
I AMC har vi rådgivet og hjulpet en række statslige institutioner med at opdatere og gennemtænke deres lønkontrolprocesser og med at forny deres lønkontrolplaner.
Vi kan hjælpe med hele processen – også med selve udarbejdelsen af lønkontrolplanen – men vil altid involvere det HR-administrative team. Typisk gennem workshops og opfølgninger hvor vi drøf-ter fx risiko og væsentlighed og de konkrete arbejdsgange og kontroller, mulige fejl og læring.
Vi kan også hjælpe med dele af opgaven, hvor vi kickstarter jeres arbejde og giver jer feedback på de materialer og den lønkontrolplan, I selv udarbejder.
Vil I vide mere, så kontakt seniorkonsulent Randi Salling på tlf. 2276 1950 eller via mail på rsa@amconsulting.dk.
