Interessen for dataunderstøttet ledelse og rapportering af HR-data har været markant stigende over de seneste år. I AMC hjælper vi løbende vores kunder med at skabe den form for HR-ledelsesinformation, der passer til netop deres behov og forretning. Få inspiration til, hvordan I selv kan gå i gang med at udvikle eller styrke jeres ledelsesinformation – i 6 trin.
Download figuren her: Proces for udvikling af ledelsesinformation (LIS)
Interessen for dataunderstøttet ledelse og rapportering af HR-data har været markant stigende over de seneste år. I dag kan der måles på stort set alt – så det store og svære spørgsmål er ”Hvad skal der rapporteres på?” Hvilken HR-ledelsesinformation kan give overblik over og bidrage til at sikre, at institutionen er i en sund balance og bevæger sig i den ønskede strategiske retning, samtidig med at der er styr på økonomien og ressourcerne.
Hvis jeres HR-ledelsesinformation skal give den optimale effekt i jeres institution, er det afgørende, at HR først og fremmest kender og forstår institutionens forretningsstrategi og de specifikke mål eller Key Performance Indicators (KPI’er). Dernæst skal HR afklare 1) hvordan HR kan være med til at sikre indfrielsen af de fælles mål, og 2) hvor i institutionen der er de største udfordringer, så HR kan understøtte dem bedst muligt.
HR-ledelsesinformationen skal altså understøtte de enkelte områder og enheder i institutionen fx ved at belyse og finde løsninger på, hvordan I kan mindske sygefravær, og/eller hvordan I kan til-trække, udvikle og fastholde de rette medarbejderprofiler og de kompetencer, der er afgørende for at indfri jeres forretningsmål.
Gennem 6 korte afsnit giver denne artikel et bud på, hvordan I strategisk og praktisk kan arbejde med HR-ledelsesinformation hos jer. Afsnittene er følgende – og er uddybet i det efterfølgende:
- Afklar formål og udbytte
- Afklar indholdet
- Vælg datakilder og opbyg datamodeller
- Skab et visuelt design og test på målgrupperne
- Skab en god implementering
- Husk evaluering og videreudvikling
1. Afklar formål og udbytte
Organisér opgaven med at udvikle jeres HR-ledelsesinformation som et projekt, der rummer kompetencer inden for projektledelse, strategisk forretningsforståelse, erfaring med HR-systemer og data, HR-administrative kompetencer ift. regler og aftaler samt viden om relevante programmer til præsentation af data.
Sørg også for at få involveret de rette interessenter i udviklingsprocessen – måske skal I have en styre- eller følgegruppe bestående af jeres øverste chef, HR-chefen, linjeledere og evt. HR-partnere. Disse interessenter kan i opstarten være med til at definere formål og udbytte, og de kan hjælpe jer med at sikre ejerskab i organisationen videre frem. I kan med fordel afklare
- Hvad ønsker vi at måle og rapportere på?
- Hvem er de relevante mål-grupper, og hvad der deres behov?
- Hvilken adfærd ønsker vi at skabe med rapporteringen?
Med andre ord skal I afklare, hvad det er, I ønsker at få ud af jeres HR-ledelsesinformation? Det kan være, at I ønsker et bedre styringsværktøj til konkrete udfordringer, I står med i jeres institution, eller fokusområder ift. at nå jeres strategiske mål? Måske vil I generelt have bedre overblik over ressourcerne og sætte tal på sygefraværet, hvilket taler for at følge fx fravær, ferieafvikling, arbejdsbelastning, tids- og ressourceforbrug mv.
Det kan også være, at I har vanskeligt ved at rekruttere og fastholde medarbejdere og specialister? I det tilfælde kan det være særlig relevant at følge andelen af stillingsopslag, der ikke bliver besat, personaleomsætningen generelt, andelen af nyansatte, der stopper inden for de første måneder eller det første år, anciennitet fordelt på forskellige faggrupper, andelen af seniorer i institutionen mm.
Målgruppen for HR-ledelsesinformation skal også afdækkes, inden I går i gang med den konkrete indsamling og bearbejdning af data.
Behovet for konkret ledelsesinformation afhænger af målgruppens behov. Derfor vil indhold, detaljeringsgrad og kadence variere alt efter om rapporteringen sker til koncernledelsen eller til en underliggende institution eller styrelse, til enhedscheferne eller projektlederne.
Det vil bl.a. afhænge af, hvad målgruppen har af ønsker eller krav til HR-ledelsesinformationen og af, om der er områder i institutionen med særlige udfordringer, som skal belyses, handles på eller følges op på. Generelt gælder, at ledelsesinformationen skal være relevant, retvisende og rettidig for den enkelte modtager samt afspejle den enkelte institutions forretning, strategi, mål og potentiale. Nedenfor ses en opdeling af HR ledelsesinformation på tre niveauer: koncern, institution/styrelse og kontor, hvor målgruppe, indhold, formål, anvendelse og datakilder fremgår. Det bemærkes, at eksemplerne ikke er udtømmende.
Download figuren her: HR-ledelsesinformation på tre niveauer
Ud over ledelsesgruppen kan også samarbejdsudvalg og tillidsrepræsentanter være modtagere af HR-data, som omhandler fx fravær, trivselsmålinger, løntillæg eller lign. Sørg for at tænke disse målgrupper med ind i jeres udvikling af HR-ledelsesinformation.
Afklar indholdet
I skal nu definere rapporteringsindholdet og dermed rapporteringsbehovet mere detaljeret og vælge det indhold, der dækker jeres behov og dermed er styringsrelevante for jer. Mange institutioner finder det relevant at afrapportere på følgende emner på forskellige niveau-er/målgrupper i institutionen:
- sygefravær løn og ansættelsesvilkår
- ferie og tilgodehavende tid
- personalesammensætning, -ændringer og -omsætning
- organisations- og ledelsesstruktur
- ressourceanvendelse og ressourcebelastning.
Data kan kombineres på forskellige måder. Data kan analyseres område for område, eller de kan kombineres med fx data vedrørende arbejdsbelastningen på udvalgte projekter eller den budgette-rede tid en projektleder kan forvente, at medarbejderen fremadrettet har til rådig på et projekt mm. Dette afhænger af jeres registreringer og behov.
Jeres ambitionsniveau kan med fordel justeres til efter, hvor erfaren og moden jeres institution er med at anvende og styre på data. Er I måske nybegyndere i at bruge ledelsesinformation systematisk – så start med nogle basisområder og de vigtigste områder ift. jeres konkrete udfordringer og behov.
I skal også her definere, hvilken rapportformat I ønsker at anvende. Hvordan præsenteres ledelses-information bedst og mest anvendelsesorienteret for jer? Er det via rapporter i Power BI, hvor lederne selv kan søge rundt i rapporterne og opdatere data? Eller er det via mere fastlåste formater i Excel, pdf eller noget helt tredje? Det skal besluttes.
3. Vælg datakilder og opbyg datamodeller
Næste skridt er at definere og skaffe adgang til datakilder. Der er rigtig mange muligheder for at fremskaffe data – og rigtig mange forskellige datakilder og systemer. Her er nogle eksempler på systemer og datakilder: Statens HR, Statens Lønsystem og LDV, HR-manager, tids- og fraværsregi-sterringssystemer som fx mTIME, ISOLA, evt. PULS databaser eller andre MUS-systemer mv.
Når I vælger data fra en specifik datakilde, skal I kontrollere, hvad det er, data helt konkret viser, og holde det op imod jeres tidligere definerede behov og ønsker til indholdet i rapporterne. Derudover er det selvfølgelig generelt vigtigt at kontrollere datakvaliteten for at se, om data er valide.
I dette trin skal I opbygge jeres nøgletal og datamodeller til jeres ledelsesinformation. Så her skal I arbejde med at koble forskellige datakilder og datasæt for at få de ønskede visninger. Det er vigtigt, at I løbende tester om datamodellerne giver de rigtige resultater. Så har I særlige medarbejdere, der arbejder med datamodellerne, kan det være en god idé, at de sender resultaterne til tjek hos fx jeres HR-faglige medarbejdere, der ved, hvordan man skal læse og forstå data.
4. Skab et visuelt design og test på målgrupperne
Modtagerne af HR-ledelsesinformation er typisk travle ledere, der gerne vil have et hurtigt overblik over eventuelle udfordringer og måske endog også gerne vil kunne trække data løbende, når de står med et behov? Brug derfor tid på at udvikle en pædagogisk visuel fremstilling, der hurtigt giver information og overblik.
Der er stor forskel på at sidde med en word- eller Excel-tabel med en masse fraværsdata, der sidst blev opdateret i forrige kvartal og på at få essensen præsenteret i en visuel enkel figur med syge-fraværsdata, der er helt opdateret, og hvor modtageren selv kan vælge om man vil se på kontorets sygefravær, på sygefraværet for hele institutionen.
Værktøjet Power BI giver mulighed for dynamiske visninger med aktuelle data og valg af visningsniveau, men det kan også være, at I kan klare jer med mindre – og dermed skal starte et andet sted med rapporter og illustrationer i fx Excel, eller som PDF-filer, der sendes rundt i ledelsen hver må-ned?
Det visuelle design kan også bruges til at markere, hvis der er data, der kræver ledelsesmæssig handling, fx gennem visning af kritiske niveauer for sygefravær med en anden farvemarkering eller lignende.
Sørg for at teste jeres rapportdesign og visninger på jeres målgrupper, inden I gør ledelsesinformationen helt færdig, og ret det hele til med de tilbagemeldinger, I får.
5. Skab en god implementering
Når I skal skabe en god implementering af jeres ledelsesinformation, kan det med fordel ske gen-nem introduktion og eventuel undervisning i ledelsesinformationen kombineret med simple vejled-ninger til, hvordan ledelsesinformationen anvendes. Samtidig er det vigtigt at aftale og lægge en plan for, hvornår I drøfter og handler på, hvad data viser.
Aftal derfor en kadence for drøftelse af data på jeres ledermøder og hvem – fx HR-chefen – der har initiativforpligtigelsen i forhold til at gennemgå både positive resultater og de udfordringer, som ledelsesinformationen viser. HR kan fremlægge et oplæg med relevante initiativer, som kan være med til at løse eventuelle udfordringer eller den samlede ledelsesgruppe kan drøfte og aftale konkrete handlinger, som skal igangsættes.
For at HR ledelsesinformationen bliver styringsrelevant, vil særligt den institutions- og kontorspecifikke ledelsesinformation formentlig have et varierende fokus over året. Fx vil der i afrapporteringen på tilgodehavende tid tages højde for ferieårets afslutning, institutionens lokale arbejdstidsaf-taler ift. nedskrivning af flekstimer, ATN dage mv.
Tidspunkt for afrapportering af fokusområder aftales nærmere, så ledelsesinformationen afspejler institutionens behov for styring. Dernæst kan der være målinger eller nøgletal for enkelte områder i institutionen, som bevæger sig i en uhensigtsmæssig retning, og derfor kræver særlig undersøgelse, fokus, initiativer, opfølgning mv. i afrapporteringen.
Der kan med fordel udarbejdes et årshjul for ledelsesinformationen, men husk at følge udviklingen i nøgletallene, så ledelsesinformationen bliver dynamisk og understøtter institutionen med at imødekomme de strategiske mål. Husk også at indtænke frekvensen og timingen for ledelsesinformation til andre målgrupper som samarbejdsudvalg m.fl.
6. Husk evaluering og videreudvikling
For at holde jeres ledelsesinformation levende og relevant skal I huske at fortsætte udviklingsrejsen også efter projektet er afsluttet.
Evaluér gerne mindst en gang om året, hvordan jeres ledelsesinformation rent faktisk fungerer. Er ledelsesinformationen relevant for den enkelte modtager? Forstår og anvender de ledelsesinformationen aktivt? Er der områder, der skal udgå og erstattes af andre informationer, eller præsenteres på en ny måde? Inviter gerne til dialog, så der skabes størst muligt ejerskab og størst mulig effekt på institutionen.
Det kan AMConsulting hjælpe jer med
I AMConsulting kan vi hjælpe jer i hele processen med udvikling af jeres ledelsesinformation – fra behovsafdækning, udvikling, publicering, implementering til forankring. Vi inddrager altid vores kunder tæt i udviklingen, så vi sikrer, at jeres ledelsesinformation bliver relevant, retvisende og rettidig for den enkelte målgruppe samt afspejler den enkelte institutions forretning, strategi, mål og potentiale.
Samtidig kan vi hjælpe jer med at udvikle ledelsesinformation, hvor data kombineres fra forskellige systemer fx økonomi- produktions- og HR-data. Vi er et konsulenthold bestående af eksperter i HR, økonomi og it-systemer i staten og selvejersektoren – og kan samle og kombinere vores kompetencer til jeres behov. ‘
Kontakt Randi Salling for at høre mere om, hvordan AMConsulting kan hjælpe jer med at få udviklet styringsrelevant HR ledelsesinformation.
