Tidsregistrering giver overblik over ressourcer og tid

Vi ved erfaringsmæssigt, at det koster en del tid og ressourcer. Så tag tiden til at læse vores forslag til fem fokusområder og en række underliggende aktiviteter, I med fordel kan gennemføre for at komme godt og effektivt i mål. Med en god opsætning og implementeringsproces kan tidsregistrering give jer tre fordele:

• I får et godt og effektivt værktøj til jeres administrative håndtering af arbejdstid, ferie, fravær, adviseringer ift. refusionansøgninger mm.
• I får et styringsmæssigt afsæt for at udarbejde en korrekt ressource- og omkostningsfordeling på fx projekter og opgaver i jeres organisation.
• I får et godt afsæt for at styrke jeres ledelsesinformation og styringsgrundlag gennem bl.a. et overblik over ressourcetræk og belastninger i organisationen på tværs af enheder, projekter mv.

Vi anbefaler, at I tager afsæt i følgende fem fokusområder i forbindelsen med implementeringen af et nyt tidsregistreringssystem og ved ændring af praksis for tidsregistrering:

1. Afdækning af formål
2. Overblik og afklaring
3. Opsætning af systemet
4. Grundig testning
5. Kulturændring og oplæring i hele organisationen

1. Afdækning af formål

I skal først og fremmest gøre jer klart, hvad I ønsker at få ud af tidsregistreringen? Hvad er det eller de primære mål? Er det at få:

• frigivet ressourcer ved at effektivisere jeres administration og arbejdsgange vedr. arbejdstid, ferie, fravær, refusioner eller få styrket jeres datakvalitet og datastruktur mm.?
• et styrket grundlag for jeres omkostningsfordeling og økonomistyring?
• et styrket grundlag for jeres ledelsesbeslutninger om ressourcebelastning på tværs af organisationen – via en styrket ledelsesinformation?

Eller er der tale om en kombination af alle tre mål eller noget fjerde?

Det er en afklaring, der gerne må involvere hele ledelsen i jeres organisation, for tidsregistrering er noget alle ledere og medarbejdere skal forstå og ”eje”, for at I lykkes med projektet. Der skal skabes en fælles forståelse blandt ledere og medarbejdere af, hvorfor en korrekt tidsregistrering er vigtig, så der er en større forståelse for det eventuelle ekstra krav til præcision i registreringen i det daglige.

2. Overblik og afklaring

For at få den største enkelhed i jeres brug af tidsregistreringssystemet og kunne trække korrekt data ud af systemet, skal I skabe overblik over, hvilke medarbejdergrupper I har ansat og hvilke ansættelsesvilkår, de er omfattet af. Er der specifikke vilkår i de enkelte overenskomster eller lokale aftaler i forhold til arbejdstid, ferie og fravær mv.? Og gælder de samme regler for alle enheder i organisationen, eller skal der differentieres? Den opsatte gruppering danner grundlaget for jeres udtrækningsmuligheder i systemet efterfølgende.

Brug også opstartsperioden til at overveje, hvilke kompetencer og ressourcer I skal have ind i jeres implementeringsprojekt. I har brug for et fokus på it- og integrationer, men vores erfaring er, at det især er vigtigt med de helt spidse kompetencer i forståelsen af jeres HR-administration – både ift. aftalegrundlaget og data. Det er derfor vores klare anbefaling, at HR – både jurister og administrative medarbejdere – involveres tæt i projektet, herunder i opsætningen, test, levering af data samt i administrationen af systemet.

3. Opsætning af systemet

Når tidsregistreringssystemet skal sættes op – skal I være skarpe på detaljerne vedrørende ansættelsesvilkår, arbejdstidsregler, registrerings- og fraværskonti og deres sammenspil ift. timer over norm, ferie, fravær etc. Det skal alt sammen opsættes korrekt i systemet.

Derudover skal I fastlægge roller og ansvar. Hvem skal have særlige rettigheder, og hvem skal have ansvaret for godkendelser i systemet? Det skal afklares. Ligesom I skal beslutte, hvilke ”robotter” og adviseringer mm. I kan bruge til at lette og understøtte HR administrationen.

I kan typisk få hjælp med den tekniske del af implementeringen og selve opsætningen fra den leverandør, I har valgt, men det er jo kun jer selv, der kender jeres vilkår og jeres behov for registrering, adviseringer mv. I skal forvente, at det kræver en del tid af jer at få præciseret og opsat tidsregistreringssystemet på en måde, som understøtter jeres specifikke behov og ønsker.

Endvidere skal I have indlæst data for den enkelte medarbejder. Vi antager, at jeres tidsregistrering formentlig ikke starter fra nulpunktet. I har en organisationsstruktur og har registreret en række stamdata om medarbejderne, herunder ferie og fravær, afspadsering, omsorgsdage mv. Organisationsdata og stamdata om medarbejderne skal indlæses, så de står korrekt ved idrifttagelsen. Til gengæld skal evt. startsaldi for tilgodehavende tid (flekstid, ferie etc.) indlæses kort efter idrifttagelsen – dvs. efter at den forrige måned er godkendt i jeres nuværende registreringssystem eller excel-ark.

Hvor stor denne opgave er, og hvor lang tid det tager, afhænger bl.a. af jeres nuværende datastruktur og datakvalitet samt udtrækningsmulighederne i jeres nuværende system. Derudover afhænger det af, om I ønsker fx at indlæse de tidligere registrerede sygefraværsdata, så jeres evt. regler for indkaldelse til en sygefraværssamtale efterleves fra idrifttagelsen af systemet.

4. Testning

Vi anbefaler, at I inden drift fokuserer på en god og grundig testfase, og at I foretager en dybdegående test af opsætningen for alle medarbejdergruppper i systemet, da det opsætningsmæssigt oftest vil være forskelligt, hvad der gør sig gældende fx ved registrering af arbejdstid over norm, beordret over- og merarbejde etc.

Det giver næsten sig selv, at det er lettere at få rettet fejl, inden I går i drift. Dermed kan I spare tid på efterfølgende fejl og de afledte konsekvenser for hele organisationen ved at bruge tid til testning og rettelse af fejl. Så sæt god tid af og lav en grundig testplan, hvor I beskriver, hvem der tester hvad og hvornår. Sørg for at koordinere testningen undervejs indbyrdes og at melde evt. fejl på en struktureret måde, der gør det muligt at ”genteste” for at se, om fejlen er rettet.

En grundig testfase kombineret med en systematisk opsamling af fejl, udbedring af fejl og gentestning kan, som tidligere nævnt, spare jer for mange timers rettelser efter idriftsættelsen.

5. Kulturændring og oplæring

Sidst og måske vigtigst – husk at jeres tidsregistrering aldrig bliver bedre en den konkrete registreringspraksis for den enkelte medarbejder og leder. Datagrundlaget bliver ikke bedre end de data, I registrerer i systemet.

At få et nyt tidsregisteringssystem, eller ændre praksis for tidsregistering, er at indføre en ny kultur ift. registering af arbejdstid, ferie og fravær. Både medarbejdere og ledere skal forstå, hvad de skal, og hvorfor det er vigtigt. Derudover skal jeres HR-enhed have et dybere kendskab til administrationen, opsætningen, integrationerne og til de udtræksmuligheder, der ligger i systemet og som kan bruges til ledelsesrapportering, kontroller mv.

Sådan en kulturændring er ikke klaret med ét slag. Først skal I op på ølkassen og forklare den nye praksis, og hvorfor ændringen sker i forbindelse med idriftsættelsen af systemet, og I skal have nogle enkle og gode vejledninger – og så skal I efterfølgende huske at følge op med jævne mellemrum og gentage budskaberne. Her er det vigtigt, at I har både top- og mellemledere med i ejerskabet, så de også står på mål for nye og noget, der måske i en periode opleves som lidt tungere krav til registrering og godkendelse af arbejdstid, ferie og fravær.

Har I brug for hjælp til implementeringen?

I AMConsulting har vi stor erfaring med både implementering af tidsregistrering og med at etablere en ressource- og omkostningsfordeling med afsæt i tidsregistreringen. Vi kan hjælpe jer med alle faser af implementeringen både som rådgivere og sparringspartnere eller som projektledere på tværs af it, HR og økonomi.

Hvilken model, der passer bedst, er helt op til jer og skal passe ind i forhold til de kompetencer og ressourcer, I selv har i projektet.

Kontakt seniorkonsulent Randi Salling på tlf. 2276 1950.