Tjek jeres lønkontrol

I kan højst sandsynligt spare tid og samtidig øge kvaliteten af jeres lønkontrol. Det er også budskabet i Økonomistyrelsens vejledning om lønkontrol, koncept og rammer, som danner et godt afsæt for at vurdere og genoverveje institutionens lønkontrolpraksis.

Tre vigtige budskaber fra vejledningen er:

  • I kan både effektivisere jeres lønkontrol og samtidig minimere risikoen for fejl
  • Sørg for at have tidlige kontroller frem for at kontrollere alt op til lønkørslen
  • Lav en kontrolplan, der sikrer og dokumenterer rolle- og ansvarsfordeling for kontrollerne.

AMConsulting har hjulpet flere institutioner med at revidere deres lønkontroller. Vi har fokus på de gode anbefalinger fra Økonomistyrelsen og tager samtidig afsæt i de konkrete behov og vilkår på jeres institution.

Tre fokusområder for jeres lønkontrol

Formålet med lønkontrol er at sikre korrekt løn til de ansatte, som overholder de aftaler, der er indgået mellem medarbejderen og arbejdspladsen og overholder gældende regler, overenskomster mv.

Økonomistyrelsen anbefaler tre overordnede fokusområder for jeres gennemgang af lønkontrollen. Dem bruger vi også her i AMConsulting:

  1. Tilrettelæg jeres kontrolindsats ud fra en samlet vurdering af væsentlighed og risiko. Det vil sige overvej, hvilke fejl der er dyrest, og tænk over hvor risikoen for fejl er størst.
  2. Se på mulige kontroller i hele end-to-end-processen og ikke kun på kontroller i selve lønfunktionen. Husk at variere jeres kontrolmetoder så de passer til den kontrol, I skal gennemføre.
  3. Lær af jeres fejl gennem systematisk dokumentation og drøftelse af hvad I vil gøre anderledes for at mindske risikoen for fejl fremover.

Vi går de tre fokusområder igennem punkt for punkt i det følgende.

1. Væsentlighed og risiko

Som det første i forbindelse med jeres tjek af lønkontrollen skal I vurdere lønopgaven ud fra et fokus på både væsentlighed og risiko, som det også er anbefalet af Økonomistyrelsen.

I kan stille jer selv følgende spørgsmål:

  • Væsentlighed: Hvilke fejl vil være de dyreste?
  • Risiko: Hvor er de største risici for fejl?

Et eksempel på væsentlighed kan være nye ansættelser. Bliver en ny medarbejder forkert indplaceret, vil den fejl måske gentage sig i årevis. Et eksempel på risiko kan være, hvis medarbejdere har adgang til både at taste og godkende løn i jeres systemer – eller hvis I ved, at der ofte sker fejl ifm. fratrædelse af medarbejdere.

Det er vigtigt at have særligt grundige kontroller for de områder, der hører under kriterierne for væsentlighed og risiko. Vi anbefaler ud fra et fokus på væsentlighed og risiko, at I:

  • Primært har fokus på inddatakontrollen
  • Indfører faste kontroller (kernekontroller) af nyansættelser og varige/midlertidige lønændringer
  • Sikrer en afklaring af hvilke øvrige faste kontroller der er behov for og hvilke kontroller der gennemføres ad hoc (fokuskontroller).

2. Tænk i end-to-end-kontroller og variation i kontrolmetoder

Vi anbefaler også, at I gennemfører jeres kontroller løbende igennem arbejdsprocesserne. Det kan fx være processen med at ansætte og indplacere en ny medarbejder, hvor der er mange former for tidlige kontroller, som alle er en vigtig del af den samlede lønkontrol end-to-end.

Det kunne være:

  • Er det en bemyndiget chef, der bestiller ansættelsen?
  • Har I korrekt dokumentation fra den nye medarbejder, så I kan beregne anciennitet og indplacering?
  • Er der hjemmel til at ansætte på de ønskede vilkår?
  • Er der to sæt øjne ind over beregningen af anciennitet?
  • Er der to sæt øjne ind over ansættelsesbeviset?
  • Er løn og pension og øvrige vilkår korrekt registreret i systemerne?

Hvis alt dette kontrolleres løbende igennem ansættelsesforløbet, vil kontrollen blive foretaget af dem, der er tæt på opgaven, og sandsynligheden for at fange evt. fejl er alt andet lige større, end hvis alt fx skal kontrolleres lige op til lønkørslen og igen efter lønkørslen.

Samtidig er det vigtigt at fastslå, at når kontrollen er gennemført tidligt i inddata, så er der jo ingen grund til at kontrollere det hele igen lige op til lønkørslen. Det giver dobbeltkontrol og er ikke effektivt. Vi bevæger os således væk fra den såkaldte ”klassiske” lønkontrol og over til en model med tidlige kontroller af inddata på områder, som er væsentlige og risikofyldte.

Det er også vigtigt at have for øje, hvilke kontroller der ligger hos SAM, hvilke kontroller I selv vil gennemføre i HR-afdelingen og i lønfunktionen, og hvilke der ligger hos fx cheferne eller i økonomiafdelingen.

Figuren illustrerer, at en række kontroller er flyttet fra at ligge lige omkring lønkørslen til at blive foretaget i hele end-to-end-processen. Fx i forbindelse med ansættelsen af en ny medarbejder – dvs. tidligt i processen og på inddata.

I kan også med fordel variere jeres kontrolmetoder – igen ud fra en samlet vurdering af væsentlighed og risiko. Nogle kontroller kan I måske nøjes med at gennemføre hvert kvartal eller hvert halve år, mens andre typer af kontroller er nødvendige at gennemføre fast, hver gang man fx ansætter en ny medarbejder eller tildeler et fast tillæg.

Figuren viser forskellige typer kontrolmetoder med forskelligt fokus.

3. Lær af jeres fejl og justér jeres kontroller

Når I har gået alle kontrolprocesser igennem, skal I dokumentere arbejdet i en samlet lønkontrolplan med tilknyttede beskrivelser af kontrollerne. Husk at involvere SAM i forbindelse med udarbejdelse af planen og tag højde for de kontroller som gennemføres af dem i lønopgaven.

Men det ender ikke her, I er faktisk kun lige begyndt. Hvis I skal lykkes med at ændre arbejdsgange, og lære af de fejl der sker, skal I arbejde med involvering og forandringsledelse i forbindelse med, at I ændrer jeres praksis og fokus i lønkontrollen.

En model kunne være at holde fælles workshops for alle involverede i projektets opstart og afslutning, hvor de nye principper og metoder bliver drøftet og gennemgået. Sørg gerne for, at jeres lønfunktion er tæt involveret i arbejdet med evalueringen og fornyelsen af kontrollerne. Det er lettere at lave selve lønkontrolplanen, end det er, at ændre praksis og arbejde sammen på nye måder, som illustreret i figuren nedenfor.

Ændring af lønkontrol er mere end en ny kontrolplan. Selve processen med at implementere og forankre de nye kontroller er altafgørende. I skal skabe ejerskab og også være villige til at justere på planen, når det viser sig, at væsentlighed og risiko ændrer sig over tid.

Få hjælp til jeres lønkontrol

I AMConsulting har vi hjulpet flere statslige- og selvejende organisationer med deres lønkontroller og fornyelse af deres lønkontrolplan. Fokus vil ofte være forskelligt fra organisation til organisation, så det er vigtigt at sige, at der ikke findes en ”one size fits all”-model.

Vi kan hjælpe jer i hele processen eller med dele af processen. Vores rolle er ofte som sparringspartner og rådgiver og/eller som projektleder og udfører – dette kan variere afhængigt af jeres behov.

Kontakt os for at høre mere: Pia Sletbjerg Skov og Lili Quach.

Se også Økonomistyrelsens vejledning fra 2017 ”Lønkontrol, koncept og rammer”.

Eksempler på samarbejder